Skip to main navigation Skip to main content Skip to page footer
OMODA & JAECOO

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

W OMODA AUTO POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Wersja

Data wejścia w życie

2027.1

01 lipca 2026 r.


SPIS TREŚCI

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

II. DEFINICJE

III. SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA LUB ICH PODEJRZEŃ

IV. OSOBY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

V. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

VI. KOMUNIKACJA Z SYGNALISTĄ

VII. OCHRONA SYGNALISTY

VIII. DANE OSOBOWE

IX. POUCZENIE

X. POUCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI KARNEJ

XI. ZAŁĄCZNIKI


POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejsza Procedura dokonywania zgłoszeń Naruszeń prawa i podejmowania Działań następczych w Omoda Auto Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie („Procedura zgłoszeń naruszeń prawa” lub „Procedura”) obowiązuje od dnia 1 lipca 2026 r.

  2. Podstawą prawną ustanowienia i wprowadzenia Procedury jest przepis art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.).

  3. Procedura ustala proces zgłaszania Naruszeń prawa i podejmowania Działań następczych w Omoda Auto Poland sp. z o.o.

  4. Postanowienia Procedury dotyczą wszystkich Sygnalistów zgłaszających Naruszenia prawa do Omoda Auto Poland sp. z o.o.

  5. Procedury nie stosuje się, jeżeli Zgłoszenie nie dotyczy Naruszeń prawa, lub jeżeli Sygnalista uzyskał informację o Naruszeniu bez kontekstu związanego z pracą na rzecz Spółki. 

  6. Spółka jest zobowiązana zapoznać każdego Pracownika, w tym również nowo przyjętego do pracy, z treścią Procedury. Spółka informuje o Procedurze również w toku rekrutacji. Procedura dostępna jest także w Internecie pod adresem https://www.omodajaecoo.pl/.
     

DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

  1. Spółce – należy rozumieć przez to Omoda Auto Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 181B, kod pocztowy: 02-222, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001086913, NIP: 5273097900, REGON: 527724000;

  2. Pracowniku – należy rozumieć przez to osobę fizyczną zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w Omoda Auto Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie;

  3. Naruszeniu prawa – należy rozumieć przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z ww. dziedzinami;

  4. Korupcji – należy rozumieć przez to niedopuszczalne przepisami prawa lub postanowieniami regulacji wewnętrznych Spółki nadużycie pełnionej funkcji, w tym publicznej, lub zajmowanego stanowiska w celu uzyskania nienależnych korzyści dla siebie lub jakiejkolwiek innej osoby, a w szczególności czyn:

  5. polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji;

  6. polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji;

  7. popełniany w toku działalności gospodarczej, obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu, bezpośrednio lub pośrednio, osobie kierującej jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującej w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub na rzecz jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie;

  8. popełniany w toku działalności gospodarczej obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na żądaniu lub przyjmowaniu bezpośrednio lub pośrednio przez osobę kierującą jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującą w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie;

  9. polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie będącej przedstawicielem Spółki lub podmiotu trzeciego, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji lub pełnieniu obowiązków w ramach Spółki lub podmiotu trzeciego;

  10. polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę będącą przedstawicielem Spółki lub podmiotu trzeciego, bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji lub pełnieniu obowiązków w ramach Spółki lub podmiotu trzeciego.

  11. Działaniach następczych – należy rozumieć przez to działania podjęte przez Spółkę w celu weryfikacji prawdziwości i oceny informacji zawartych w Zgłoszeniu lub w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności, poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub audytu wewnętrznego, lub zamknięcie postępowania realizowanego w ramach Procedury;

  12. Działaniach odwetowych – należy rozumieć przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą w Spółce lub na rzecz Spółki, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę;

  13. Sygnaliście – należy rozumieć przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia informację o Naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (w tym, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu), w tym, Pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta, lub inne osoby wskazane w przepisach Ustawy;

  14. Ustawie – należy rozumieć przez to Ustawę z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.);

  15. Zgłoszeniu – należy rozumieć przez to zgłoszenie Naruszenia prawa lub podejrzenia Naruszenia prawa.

 

SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA LUB ICH PODEJRZEŃ 

  1. W Spółce funkcjonują następujące kanały Zgłoszeń:

  • Drogą mailową, na adres email zgloszenia@omodaauto.pl lub za pośrednictwem zewnętrznej kancelarii prawnej na adres email sygnalista.omoda@wlaw.pl;

  • Pisemnie na adres Spółki: Omoda Auto Poland sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 181b, 02-222 Warszawa. Zgłoszenie i ew. dokumenty mu towarzyszące powinny zostać zapakowane w osobną kopertę z dopiskiem „ŚCIŚLE POUFNE / SYGNALISTA”. Tak zapakowana koperta powinna zostać zapakowana w kolejną kopertę, na której zostaną wskazane ww. dane adresowe Spółki, z dopiskiem „ŚCIŚLE POUFNE / SYGNALISTA”;

  • Dla osób przebywających na terenie Spółki – pisemnie poprzez pozostawienie Zgłoszenia w dedykowanej skrzynce pocztowej znajdującej się przy wejściu do biura na 2 piętrze. Zgłoszenie i ew. dokumenty mu towarzyszące powinny zostać zapakowane w kopertę z dopiskiem „ŚCIŚLE POUFNE / SYGNALISTA”;

  • Osobiście, poprzez kontakt bezpośredni z jedną z osób wyznaczonych do przyjmowania Zgłoszeń wskazanych w sekcji IV ust. 1 poniżej;

  • Osobiście, poprzez umówienie e-spotkania (np. Lark, ZOOM, Teams meeting, itp.) z jedną z osób wyznaczonych do przyjmowania Zgłoszeń wskazanych w sekcji IV ust. 1 Procedury.

  1. Zgłoszenia anonimowe są dopuszczalne, przy wykorzystaniu kanałów Zgłoszeń określonych w ust. 1 tiret 1-3 powyżej. Zgłoszenia anonimowe będą podlegać Działaniom następczym, o ile ich treść to umożliwi – w przeciwnym razie Zgłoszenia anonimowe będą pozostawione bez rozpoznania, chyba że Zgłoszenie będzie zawierało adres do kontaktu z Sygnalistą (co pozwoli na kontakt z Sygnalistą i zasięgnięcie dalszych informacji). 

  2. Rekomenduje się, aby wraz ze Zgłoszeniem, Sygnalista pozostawił również swój adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej). Możliwość kontaktu z Sygnalistą przyczyni się do sprawniejszego przeprowadzenia Działań następczych oraz zapewni mu możliwość otrzymania od Spółki informacji, zgodnie z sekcją VI Procedury. 

  3. Jeśli Sygnalista uzna to za pomocne, Zgłoszenie może zostać złożone z wykorzystaniem formularza, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Procedury. 

 

OSOBY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

  1. Spółka wyznacza do przyjmowania Zgłoszeń osoby pełniące następujące funkcje w Spółce:

  • Human Resources Director 

  • GDPR & Legal Senior Manager 

  1. Spółka wyznacza następujące jednostki organizacyjne do podejmowania Działań następczych:

  • HR & Admin Team / Dział HR i Administracji

  • GDPR & Legal Team / Dział Prawny i Danych Osobowych

  • IT Team / Dział IT

  1. Podmiotem uprawnionym do przyjmowania zgłoszeń jest również Wołoszański i Wspólnicy Kancelaria Prawna sp. k. z siedzibą w Warszawie, Twarda 18, p. XIX, kod pocztowy: 00-105, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000521890, NIP: 5252594094, REGON: 147398477.

  2. Jeżeli dobro sprawy tego wymaga, jednostki uprawnione do podejmowania Działań następczych, o których mowa w ust. 2 powyżej, mają prawo zaangażowania innych osób do podejmowania Działań następczych w konkretnej sprawie (w szczególności, zewnętrznych doradców prawnych lub technicznych), jeżeli osoby te zapewniają bezstronność i poufność. 

  3. Osoba uprawniona do podejmowania Działań następczych wyłączy się z tych Działań i jakiegokolwiek udziału w sprawie, jeżeli w sprawie zachodzi uzasadnione podejrzenie konfliktu interesów. 

 

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

  1. Podejmowanie Działań następczych z zachowaniem należytej staranności jest obowiązkiem osób, o których mowa w Sekcji IV powyżej.

  2. Osoby upoważnione do podejmowania Działań następczych decydują o formach Działań następczych w zależności od specyfiki sprawy oraz wg własnego uznania, mając na uwadze dobro i poufność postępowania.

  3. Każdy, kto zostanie poproszony o rozmowę lub dostarczenie informacji w innej formie, w tym dokumentów, przez osoby upoważnione do podejmowania Działań następczych, ma obowiązek takich informacji udzielić, chyba że obowiązuje go zakaz udzielania tego typu informacji wynikający z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub zakazów umownych. 

  4. Każdy, kto zostanie poproszony o rozmowę lub dostarczenie informacji w innej formie, przez osoby upoważnione do podejmowania Działań następczych, zobowiązany jest do zachowania zarówno tego faktu, jak i treści przekazanych informacji w poufności. 

  5. Zgłoszenia dotyczące innych kwestii niż Naruszenia prawa, w miarę możliwości, i w zależności od powagi sprawy, zostaną przekazane do właściwych jednostek w Spółce, lub zostaną pozostawione bez rozpoznania, z odpowiednią informacją zwrotną do Sygnalisty.  


KOMUNIKACJA Z SYGNALISTĄ

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania Zgłoszeń potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

  2. W toku Działań następczych osoby upoważnione, o których mowa w sekcji IV Procedury, mogą kontaktować się z Sygnalistą, w szczególności, w celu zasięgnięcia dodatkowych informacji niezbędnych do kontynuowania Działań następczych. 

  3. W terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, zgodnie z ust. 1 powyżej, a w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, Sygnalista otrzyma od Spółki informację zwrotną, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. 

 

OCHRONA SYGNALISTY

  1. Sygnalista podlega ochronie prawnej przewidzianej w Ustawie z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.) od chwili dokonania Zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi informację o Naruszeniu prawa (dobra wiara).

  2. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

  3. Postanowienia ust. 2 powyżej nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

  4. Osobami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych Sygnalisty są osoby wskazane w sekcji IV Procedury, a także Zarząd Spółki, który w uzasadnionych przypadkach może zostać poinformowany o tożsamości Sygnalisty. 


DANE OSOBOWE

Administratorem danych osobowych pozyskanych w Zgłoszeniu lub w jego wyniku jest Spółka. Szczegółowe informacje dot. przetwarzania danych osobowych Sygnalisty i innych osób, których dotyczą Działania następcze, w tym o celu i podstawach prawnych przetwarzania, przysługujących im uprawnieniach, itp., znajdują się w Załączniku nr 2 do Procedury. 


POUCZENIE

  1. Niezależnie od wniesienia Zgłoszenia, Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia tzw. Zewnętrznego, tj. zgłosić Naruszenie prawa do organów publicznych.

  2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny.

  3. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, wraz z odesłaniem do stron internetowych organów przyjmujących takie zgłoszenia, znajdą się na stronie https://bip.brpo.gov.pl/pl/sygnalisci. 

 

POUCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI KARNEJ

Zgłoszenia Naruszeń prawa powinny być dokonywane w dobrej wierze, tj. gdy Sygnalista ma obiektywnie uzasadnione podejrzenie, lub wie o tym, że doszło do Naruszenia prawa. 

Zgodnie z art. 57 Ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.), kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.


ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – wzór Formularza zgłaszania naruszeń

Załącznik nr 2 – klauzula informacyjna 

Zmiana ww. Załączników nie wymaga zmiany Procedury.